1. 적용범위본 규칙은 (주)기술사사무소 성우엔지니어링(이하 "회사" 라 함)의 해외공사 수주, 계약, 해외공사 수행과 관련한 쟁송처리에 적용한다. 2. 목 적본 규칙은 수행하는 해외공사 수주업무와 관련, 공사정보 입수에서부터 입찰 제조건 검토, 입찰서류 작성, 수주상담회의(Negotiation Meeting) 및 공사계약까지의 해외공사 입찰 및 계약 제반 업무에 대한 규정을 기술하고, 해외공사수행과 관련하여 발생하는 발주자, 공사 Partner, 기타 제3자와의 쟁송에 대하여 체계적이고 효율적인 처리를 도모하기 위함을 목적으로 한다. 3. 책임과 권한3.1 해외 영업부서장 3.1.1 해외공사 수주에 대한 수주정책을 수립한다. 3.1.2 해외지사, 현장 및 공사발주자를 통해 해외공사정보를 입수, 분석하고 해외공사부와 협의, 입찰방안 및 입찰참여 여부를 검토한 후 전결권자의 승인을 득하고 업무를 수행한다. 3.1.3 입찰과 관련하여 대발주자 창구 업무를 수행하고, 제반 입찰사항질의, 입찰서작성 업무를 주관하며 발주자에 입찰서를 제출한다. 3.1.4 입찰후 발주자와의 수주상담회의(Negotiation Meeting) 및 공사계약과 관련한 제업무를 주관한다. 3.1.5 쟁송 처리 1) 현장소장의 제소 또는 피소 보고 접수후 현장소장 및 해외공사부서장과 사전협의를 거쳐 대표이사의 승인을 득하고 쟁송지가 현지인 경우 현장소장 및 해외공사부에 통보한다. 2) 쟁송지가 제3국인 경우 또는 소송(중재)이 이관된 경우, 현장소장 및 해외공사부의 지원을 받아 소송(중재)을 수행하고 그 진행상황을 수시로 현장소장 및 해외공사부에 통보한다. 3) 지사가 개설되어 있는 경우, 해외영업부서장은 지사장과 협의하여 쟁송업무를 조정할 수 있다. 3.2 해외지사장, 해외현장 책임자 3.2.1 해당 지역의 공사정보를 수집하고 제반 시장여건을 조사하여 해외영업부서장에게 보고해야 하며 입찰관련 사항의 대발주자 협의 등 제반 수주업무는 전결권자의 승인을 득한 후 수행한다. 3.2.2 필요한 경우 전결권자의 승인을 득한 후 현지에서 입찰 및 수주업무를 주관할 수 있으며 이 경우에는 제반 입찰진행사항을 해외영업부 및 해외공사부에 수시 통보해야 한다. 3.2.3 필요시, 회사대표권을 위임받아 수주상담회의 및 공사계약 협상에 참여할 수 있으며, 그 결과를 해외영업부에 통보해야 한다. 3.2.4 쟁송 처리 1) 회사가 청구인인 경우, 제소사유 및 제반근거를 준비하여 해외영업부서장/해외공사부서장에게 보고하여야 하며 쟁송지가 현지일 경우 해외영업부서장과 협의후 소송대리인을 선임하여 소송(중재)을 수행하고 그 진행상황을 수시로 해외영업부서장/해외공사부서장에게 보고하여야 한다. 2) 회사가 피청구인인 경우, 피소 즉시 그 사유와 내용을 해외영업부서장 및 해외공사부서장에게 보고하여야 하며 쟁송지가 현지인 경우 해외영업부서장과 협의후 소송대리인을 선임하여 응소하고 그 진행상황을 수시로 해외영업부서 장/해외공사부서장에게 보고하여야 한다. 3) 소송(중재)계류 중 공사를 뜬공하여 현장 철수시, 쟁송지가 현지인 경우 소송 관련 자료와 함께 소송(중재)의 이관을 해외영업부에 통보한다. 3.3 해외공사부서장 3.3.1 해외영업부로부터 접수한 해외공사정보의 기술사항을 검토하고 입찰참여 여부 및 입찰추진 방안을 위한 관련자료를 해외영업부에 통보해야 한다. 3.3.2 발주자가 제공한 입찰서류상의 제반 기술사항 및 입찰조건, 해외영업부가 작성한 Commercial조건 및 입찰예외사항(Exception/Deviation)을 근거로 입찰가를 산정하고 대표이사의 승인을 득한 후 기술입찰서류를 첨부하여 해외영업부에 발송해야 한다. 3.3.3 수주상담회의(Negotiation Meeting) 및 공사계약협상에 참여하여 제반 기술사항 업무를 지원한다. 3.3.4 쟁송 처리 쟁송발생에 따른 제반 업무에 대하여 현장소장 및 해외영업부서장을 지원하고 필요시 소송(중재) 수행에 참여한다. 4. 절차4.1 공사정보 입수/분석 4.1.1 해외영업부는 발주자, 해외지사/현장, 유관인사 및 건설정보잡지/간행물을 통해 공사정보를 수집한다. 4.1.2 해외영업부는 수집된 공사정보를 분석하고, 필요시 보완정보 수집등 회사 입찰 여부 결정에 필요한 제정보를 수집한다. 4.1.3 입찰참여여부 결정에 필요한 주요 정보는 다음과 같다. 1) 공사명 2) 공사지역 및 위치 3) 발주자 제반 정보(민간 발주자일 경우, 발주자의 재정상태 및 주요 신용정보) 4) 기술회사 정보 5) 공사재원 6) 발주자 예상공사비 7) 발주자 예상공기 8) 공사내용 9) 예상발주일/입 찰일 10) 입찰방법(공개경쟁, 지명경쟁, 수의계약 등) 11) 주요공사조건 12) Financing 여 부 13) 경합회사 14) Agent 관계 15) 기타 사항 4.2 신규공사 심 의 4.2.1 해외영업부는 공사정보 입수 흑은 입찰초청장 접수시 공사추진 여부를 결정키 위해 "PROJECT SUMMARY"(별첨 6.1)를 작성해야 한다. 4.2.2 해외영업부는 "PROJECT SUMMARY" 에 4.1의 (4.1.3)항에서 언급한 제정보를 가능한 한 파악하여 기재하고 기술 사항에 대한 검토를 위해 해외공사부와 협의한다. 4.2.3 해외공사부는 공사요약서상에 해외공사부에서 검토해야 할 제반 주요 사항을 검토하고 신규 공사심의 단계시 접수한 제반 공사정보를 토대로 추정공사비를 산정하여 통보해야 한다. "PROJECT SUMMARY" 의 제반 기술사항은 가능한 한 다음 사항을 포함한다. 1) 공사규모 및 성격 2) 공기 3) 공사 난이도 4) 발주자 제공서류 5) 설계필요 유무 6) 기술제휴 필요성 유무 7) Site Survey 필요 유무 8) 견적 기간 9) 기타 4.2.4 해외영업부서장은 해외공사부의 검토내용을 취합하여 공사추진 여부에 대한 수주심의회 및 대표이사의 승인을 득해야 한다. 4.2.5 해외영업부서장은 신규공사 추진여부에 대한 전결권자의 승인을 득하여 해외공사부에 견적을 의뢰한다. 4.3 사전 자격심사(Pre-Qualification of Tenderers) 4.3.1 발주자가 입찰전 입찰자의 사전 자격심사를 요구할 경우, 해외영업부는 발주자의 사전 자격 심사 서류를 검토하여 발주자가 요구한 서류 가운데 업무 사항(Commercial Part)은 자체에서 작성하고 다음 사항은 관련부서에 작성 요청한다. 1) 기술사항 : 해외공사부 2) 회계/금융사항 : 자금부, 회계부 4.3.2 해외영업부는 해당부서에 작성 서류를 취합하고 발주자의 사전자격 심사 요청서에 명시된 제반 요구사항에 의거 자료의 작성 여부를 검토한다. 4.3.3 해외영업부는 사전자격심사 서류를 발주자에 제출하고 수시로 해외지사, 혹은 직접 발주자를 접촉하여 발주자의 심사과정을 Follow-up 해야 한다. 4.4 입찰 4.4.1 입찰서류 배부, 확인 1) 해외영업부는 입찰추진키로 심의된 해외공사의 입찰안내서를 발주자로부터 접수받아 제반 입찰 서류와 함께 해외공사부에 견적을 의뢰한다. 2) 발주자의 입찰서류 제시 목록과 송부 입찰서류를 대조하고 입찰서류의 누락여부를 확인, 발주자에 통보해야 하며 발주자의 제시 입찰서류 제시목록에의거, 제반 입찰서류가 해외공사부에 전달되었는지를 확인해야 한다. 3) 해외영업부는 입찰기간중 발주자에서 제공되는 추가입찰자료를 LIST화 하여 관리하며 특히 추가 입찰자료에 대한 해외공사부의 접수 여부를 확인해야 한다. 4.4.2 발주자 제공 주요 입찰서류 1) 입찰초청서(Letter of Invitation) 2) 입찰안내서 ( Instruct ion to Tenderers) 3) 계약조건(Condition of Contract) 4) 시방서 (Specification) 5) 도면 (Drawings) 6) 물량명세서 (Bill of Quantities) 7) 자료( Informal on Data) 8) 입촹서식 및 부록(Form of Tender & Appendices) 9) 기타 필요 사항 4.4.3 입찰서류 검토 1) 해외영업부는 제반 입찰 유의사항 및 입찰조건을 검토하여 입찰조건 요약서를 작성하고 주요입찰 예외사항을 확인하여 해외공사부에 통보해야 한다. 2) 해외영업부는 입찰서상의 Commercial 사항 가운데 "입찰조건요약서" 상에 기재된 사항을 확인해야 하며 기타 Commercial 사항의 주요 정보를 정리하여 해외공사부의 견적에 반영할 수 있도록 제공해야 한다. 3) 해외영업부가 해외공사부와 협의, 검토해야할 주요사항은 아래와 같다. (1) 발주자 관련사항/정쟁회사/입찰 배경 (2) 주요입찰조건/Deviation 예정사항 (3) 입찰방안(원청, 하청, Consortium, Joint Venture) (4) 견적반영 제조건 (5) 견적 일정 (6) 기타 필요사항 4.4.4 입찰질의사항(Questionaire) 1) 해외영업부는 Commercial 관련 제반 질의사항을 발췌, 정리하고 해외공사부서로부터 Technical 사항에 대한 질의사항을 취합,발주자에 Clarification을 요청해야 한다. 2) 해외영업부는 발주자로부터 입촹질의사항에 대한 결과를 입수, 검토후 해외공사부에 통보한다. 4.4.5 입찰서 작성 1) 해외영업부는 입찰서에 명시된 제반 입찰조건에 의거하여 제반 입찰서류가 작성되었는지 여부를 확인해야 한다. 2) 해외공사부는 입찰가격 및 기술관련 입찰서류와 함께 입찰(견적) 품의서류를 전결권자의 승인을 득한 후 해외영업부에 송부해야 한다. 3) 해외영업부서장은 입찰서를 송부하기 전에 다음 사항을 최종 확인해야 한다. (1) 제반 입찰서류가 입찰지시사항에 의거 작성되었는지 여부 (2) Exception/Deviation사항에 대한 입찰서 반영 여부 4.5 입찰공사 Follow-up 4.5.1 발주자 입찰심의 과정 Follow-up 해외영업부는 공사입찰 후, 해외지사 혹은 발주자를 접촉하여 발주자의 입찰심의과정을 Follow-up 해야 하며 그 결과를 해외공사부에 통보해야 한다. 4.5.2 Clarification, Revised Offer 제출 1) 입찰서 제출후 발주자가 입찰자의 입찰사항에 대한 질의 수정 및 변경 요청시 해외영업부는 동 사실을 해외공사부에 즉시 통보하고 회사 회신내용에 대해 해외공사부와 협의, 결정한다. 2) 발주자의 Revised Offer 요구시, 해외영업부는 발주자의 요구사항에 대한 배경, 정쟁사에 대한 가격정보 및 발주자의 입찰심의 진행현황을 파악하여 해외공사부에 통보, Revised Offer 작성시 반영토록 한다. 4.5.3 수주상담회의 1) 해외영업부서장은 발주자의 수주상담회의 요청시, 동 사실을 해외공사부에 통보하고 Meeting참석 여부 및 참석인원을 선임토록 요청한다 필요시 해외지사, 해외 현장요원의 수주상담회의 참석을 요청할 수 있다. 2) 수주상담회의시 발주자가 요구할 수 있는 입찰가 금액, 제반 입찰조건 변경은 전결권자의 승인을 득하여 발주자에 제시해야 한다. 3) 입찰금액 감액, 입찰조건 변경 건에 대해서는 해외공사부와 협의하여 전결권자의 사전 승인을 득한 후, 수주상담회의에 임할 수 있다. 4.6계 약 4.6.1 낙찰서(Letter of Acceptance : LOA) 접수 1) 발주자로부터 낙찰서 접수시, 해외영업부서장은 동 사실을 해외공사부에 통보하고 전결권자에게 보고해야 한다. 2) 해외영업부는 입찰단계시 발주자와의 협의된 제반 입찰조건 등을 검토하여 정식 계약체결을 준비해야 한다. 4.6.2 계약체결 1) 발주자 계약체결 요청시 또는 발주자가 계약문안을 제시한 경우, 해외영업부는 제반 계약문안을 작성하여 발주자와 협의 한다. 계약문안을 검토, 작성시에는 입찰단계시 협의, 결정된 제조건 등을 정식 계약문안에 반영해야 한다. 2) 발주자와의 정식계약서 서명이전, 해외영업부서장은 전결권자의 계약승인을 득해야 한다. 3) 계약체결후 해외영업부는 다음과 같은 관련부서에 계약체결을 통보해야 하며, 필요시 계약서 사본을 배포한다. (1) 해외공사부 (2) 자금부 (3) 회계부 (4) 기획조정실 4.6.3 계약 변경 1) 괘외영업부서장은 계약 변경사항 발생시 해외공사부와 협의를 거쳐 전결권자의 승숭인을 득한 후 변경사항을 확정한다. 2) 변경사항이 확정되면 해외영업부는 그 내용을 계약체결시와 동일한 관련부서에 통보한다. 4.7 쟁송 처리 4.7.1 쟁송 제기 결정 해외영업부는 현장소장의 쟁송제기 요청 공문을 접수한 후 기술적인 사항에 대하여 해외공사부와 협의를 거쳐 제소의 적법, 타당성을 검토한다. 4.7.2 소송대리인(변호사) 선임 4.7.3 쟁송 제기서류 제출 1) 해외영업부는 쟁송 관련서류(공사계약서, Claim 서류, 제반문서 등)을 변호사에게 송부하여 초안 작성을 의뢰한다. 2) 해외영업부는 변호사로부터 송부받은 초안을 검토하여 의견서를 작성한 후 변호사에게 송부하여 초안 재작성을 의뢰한다. 4.7.4 법원(중재원)심리 참석 해외영업부서장(흑은 해외지사장)은 변호사와 함께 법원(중재원)심리에 참석하고 심리 결과를 전결권자에게 보고한다. 4.7.5 쟁송 진행서류 제출 해외영업부는.법원(중재원)의 중재 진행서류 제출 요청에 따른 관련서류를 작성 , 제출한다. 4.7.6 상대방 서류 검토 해외영업부서장은 관련 본부장과 협의하여 상대방 서류를 분석하고 변호사에게 검토를 의뢰한다. 4 7.7 쟁송현황 및 대책보고 해외영업부서장은 진행 현황을 검토하여 문제점을 명확히 하고 대책을 수립하여 전결권자에게 보고한다. 4.7.8 기술용역 계약 해외영업부서장온 해외공사부와 기술 용역의 필요성을 검토하고 기술 용역사를 선정한 후 전결권자에게 보고한다. 4.7.9 소송비용 지급 해외영업부서장은 변호사와 기술 용역사로부터 INVOICE를 접수하여 검토한 후 지급품의서를 작성, 전결권자의 품의를 득한다. 4.7.10 쟁송 중 협상 해외영업부서장은 상대방이나 변호사로부터 협상 의사를 접수, 검토한 후 협상에 참석, 그 결과를 경영진에 보고한다. 4.7.11 쟁송 결과 처리 1) 해외영업부서장은 변호사로부터 법원(중재원)의 판결문(중재판정서)을 접수하여 검토한 후 전결권자에게 보고하여 필요시 강제 집행을 위한 제반 조치를 변호사와 협의한다. 2) 해외영업부서장은 회사가 청구인인 경우 입금구좌를 상대방에게 통보하고 피청구인인 경우 송금 구좌를 상대방에게 요청, 송금한 후 전결권자에게 보고한다. 5. 관련 문서5.1 계약검토관리 규정(EOM-계-0100) 5.2 해외사업수행절차서 (EOM-해-0600) 6. 별 첨6.1 PROJECT SUMMARY(EOM계-0108-01) (별첨 6.1) PROJECT SUMMARY PROJECT SUMMARY
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